Für Zahnarztpraxen
KI für Ihre Praxis. Patientendaten verlassen das Haus nicht.
Die Dokumentation, die mit nach Hause geht. Faktorbegründungen, die um neun Uhr abends von Grund auf geschrieben werden. Recall-Schreiben, zu denen niemand kommt. KI kann diese Arbeit übernehmen, aber nicht über ein Consumer-Chatfenster: Befunde und Behandlungsnotizen sind Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO, dazu kommt die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Wir machen deshalb das Gegenteil des üblichen Rats. Statt Ihre Daten zum Modell zu schicken, prüfen wir, das Modell dorthin zu stellen, wo Ihre Daten ohnehin schon sind.
- Architektur nach Datenrisiko gewählt
- Art. 9 DSGVO · § 203 StGB als Rahmen
- Ihre Praxissoftware bleibt, wie sie ist
- Keine Patientendaten im Erstgespräch
Die Ausgangslage
KI würde helfen. Aber die Akte darf die Praxis nicht verlassen.
Jede Praxis kennt das Muster. Die Dokumentation wandert in den Abend, weil das Gesetz sie zeitnah und vollständig verlangt: Anamnese, Befunde, Dauer, Materialien, worüber der Patient aufgeklärt hat und wozu er eingewilligt hat. Bei der Privatabrechnung wird es enger, denn Gebührenpositionen mit Zeitvorgabe brauchen die notierte Zeit.
Gleichzeitig dauert die Nachbesetzung einer Assistenzstelle Monate, und auf der Einnahmenseite gibt es wenig zu drehen: Die gesetzlichen Honorare sind budgetiert und die Punkte stehen fest. Der Hebel, den eine Praxis wirklich kontrolliert, sind ihre Stunden und ihre Kosten.
Genau dort rechnet sich KI, vorausgesetzt, der vertrauliche Teil der Arbeit landet nie an einem Ort, an den er nicht gehört.
Wo es hilft
Wo KI Arbeit abnehmen kann, einer Praxis wie Ihrer
Nicht jeder Betrieb braucht all das. Was sich zu bauen lohnt, hängt von Ihren Abläufen, Ihren Systemen und davon ab, was die Stunden tatsächlich kosten.
Dokumentation aus Stichworten
Aus Kürzeln oder einem diktierten Satz wird ein strukturierter, vollständiger Eintrag in Ihrer eigenen Formulierung, bereit zur Übernahme in die Karteikarte. Zeitnah und vollständig wird zur schnellen Variante statt zur Abendvariante.
Anamnese und Befunde, zusammengefasst
Eine lange Historie auf das Wesentliche verdichtet, bevor der Patient im Stuhl sitzt: Vorbefunde, Medikation, Allergien, was letztes Mal geplant war und nie stattfand.
Gebührenbegründungen und HKP-Begleitschreiben
Faktorbegründungen, die sich wie eine Begründung lesen und nicht wie ein wiederverwendeter Textbaustein, Begleitschreiben zum Heil- und Kostenplan, und die Korrespondenz, wenn eine Versicherung einen Faktor beanstandet.
Patientenkorrespondenz und Recall
Antwortentwürfe, Erklärtexte, die ein Patient tatsächlich versteht, Recall-Schreiben, die planmäßig hinausgehen statt dann, wenn jemand eine Stunde findet.
Die Praxis-Wissensdatenbank
QM-Handbuch, Abrechnungsregeln, Hygienepläne und das, was nur Ihre dienstälteste Helferin weiß: durchsuchbar und in Sekunden beantwortet.
Was es nicht tut
Diagnostizieren. Über die Behandlung entscheiden. Die Person am Handstück ersetzen. Es entwirft; ein Mensch liest und gibt jeden Text frei, bevor er irgendwohin geht.
Architektur
Die Architektur folgt dem Datenrisiko, nicht einem Slogan.
Drei Wege stehen üblicherweise zur Wahl, und der richtige wird je Aufgabe entschieden, nicht je Unternehmen.
Systeme, die Sie schon betreiben
Wenn Tools, die in Ihrer Organisation bereits freigegeben sind, die Aufgabe erledigen können, ist der Weg über das Vorhandene meist der kürzeste und der am leichtesten zu vertretende.
Ein EU-gehosteter Dienst, vertraglich abgesichert
Für Arbeit, die kein vertrauliches Material berührt, ist ein europäischer Dienst unter einem ordentlichen Auftragsverarbeitungsvertrag oft die angemessene Antwort.
Betrieb auf eigenen Rechnern
Wo tatsächlich vertrauliches Material verarbeitet wird, kann es sinnvoller sein, das System im Haus zu behalten. Das ist eine mögliche Antwort, nicht automatisch die richtige.
Was wir nicht tun
- Vertrauliches Material in ungeprüfte Consumer-Tools geben
- Eine Entscheidung automatisieren, die dem Berufsträger gehört
- Etwas ohne definierte menschliche Freigabe zum Kunden gelangen lassen
- Eine Anbindung versprechen, bevor die Schnittstelle geprüft ist
Wie die Entscheidung fällt
- Welche Datenklasse eine Aufgabe tatsächlich berührt
- Was Ihre bestehenden Verträge und Zugriffsrechte bereits erlauben
- Was Ihre Systeme wirklich exportieren oder anbinden können
- Wer es pflegt, sobald es läuft
- Ob der messbare Nutzen den Aufwand überhaupt rechtfertigt
Wie wir anfangen
Erst ein Audit. Kein Projekt auf Vertrauensvorschuss.
Es wird nichts gebaut, bevor die Zahlen auf dem Tisch liegen. Der erste Schritt ist kurz, bewusst begrenzt und auch dann nützlich, wenn Sie danach aufhören.
01 · Das Audit
Ein bis zwei Wochen, Festpreis 1.900 €. Ihre Abläufe aufgenommen, der tatsächliche Aufwand beziffert, die Datenklassen sortiert, Ihre Systeme darauf geprüft, was sie wirklich zulassen; am Ende eine priorisierte Liste und ein Plan für das Erste, das sich lohnt. Der Bericht bleibt bei Ihnen; die Hälfte des Preises wird angerechnet, wenn Sie innerhalb von 60 Tagen einen Aufbau beauftragen.
02 · Der erste Aufbau
Ein Anwendungsfall bis in den Betrieb gebracht, gegen vorab vereinbarte Abnahmekriterien, gemessen am Ausgangswert aus dem Audit, und übergeben samt Schulung für den Betrieb.
03 · Der Betrieb
Aktuell und überwacht halten, sobald es läuft, mit regelmäßiger Prüfung, ob es seinen Platz noch verdient, und dem Schulungsnachweis, den der EU AI Act von jedem erwartet, dessen Mitarbeiter KI einsetzen.
Umfang, Zeitrahmen und ein Festpreis werden schriftlich vereinbart, bevor die Arbeit beginnt. Netto zzgl. 19 % USt., nur für Unternehmen.
Passung
Für wen das ist
Ein ehrlicher Filter kostet uns beide weniger als ein vergeudetes Erstgespräch.
Das passt, wenn Sie das wiedererkennen
- Eine Praxis, in der die Dokumentation regelmäßig über den letzten Patienten hinausläuft
- Kurzfristige Absagen, die Sie nicht rechtzeitig nachbesetzen können
- Eine Recall-Liste, die abgearbeitet wird, wenn jemand eine Stunde hat, nicht systematisch
- Ein Team, das bereits Dinge in Chat-Tools einfügt, ohne Regel, was hinein darf
Das ist nichts für Sie, wenn
- Sie ein Diagnose-Tool wollen: das ist ein reguliertes Medizinprodukt und ein anderes Gespräch
- Sie das Thema vollständig delegieren wollen; jemand in der Praxis muss es übernehmen
- Sie es nächste Woche laufen haben müssen
- Sie erwarten, dass der Kassenumsatz wächst: der ist gedeckelt, und das hier wirkt auf Stunden und Kosten
Klare Antworten
Die Fragen, die zuerst kommen
Müssen Patientendaten in die Cloud?
Nein. Ein guter Teil dessen, was Sie Zeit kostet (Terminorganisation, Rückrufe, Erinnerungen), berührt überhaupt keine Behandlungsdaten. Wo Behandlungsdaten tatsächlich betroffen sind, klärt das Audit vorab, welche Architektur vertretbar ist.
Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?
Das hängt vom System und Ihrer Lizenz ab. Das Audit sieht sich an, welche Exporte oder Schnittstellen tatsächlich existieren. Zur Anbindung wird nichts versprochen, bevor es verifiziert ist.
Brauchen wir neue Hardware?
Nicht zwingend. Ob zusätzliche Ausstattung nötig ist, hängt vom Anwendungsfall und der gewählten Architektur ab. Diese Frage wird beantwortet, bevor etwas gekauft wird.
Wer verantwortet, was die KI schreibt?
Sie, genau wie bei einem Text, den eine Helferin entworfen hat. Deshalb ist nichts so eingerichtet, dass es von allein versendet oder ablegt: jeder Text bleibt Entwurf, bis ein Mensch ihn freigibt.
Wie wird der Business Case gerechnet?
Mit Ihren Zahlen, nicht mit Branchendurchschnitten: die tatsächlichen Stunden in den betroffenen Abläufen gegen den erwarteten Aufwand der Lösung. Wenn es sich für eine Praxis Ihrer Größe nicht rechnet, sagt der Bericht das.
Gespräch
30 Minuten, und keine Patientenakten.
Sie müssen nichts vorbereiten. Wir sprechen über Ihre Praxis, und danach wissen Sie, ob sich KI für Sie lohnt.
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